구글 드라이브 협업 : 학습목표 (최종수정: 2013.12.28)

컴퓨터가 등장하면서 한 사람이 처리할 수 있는 업무량은 예전과 비교할 수 없을 정도로 증가했지만 그렇다고 혼자서 모든 일을 처리할 수는 없습니다. 규모가 크고 복잡한 일을 해결하기 위해서는 여러 사람이 힘을 합쳐 일하는 협업이 꼭 필요합니다. 속도, 창의성, 집단 지성이 강조되는 이 시대에서 우리의 협업 방식은 과연 재기능을 발휘하고 있을까요? 현재 우리의 협업 시스템을 진단해보고 문제점과 해결 방안을 찾아봅시다.

이 글을 처음 작성한 게 2013년인데 벌써 2년이 넘게 지났고, 그동안 구글드라이브가 엄청나게 많은 업데이트를 했습니다. 온라인상에 테크니컬한 글쓰기를 하려면 지속적인 업데이트를 해야 한다는 것을 깨달았네요.. 지금도 가끔 코멘트가 올라오는 것을 보면 책임감 때문에라도 바뀐 부분을 수정하고 싶은데 생각보다 쉽지가 않네요… ^^;;

이 강의 코스를 읽으시는 분은 꼭 지금 현재의 버전 GUI 혹은 Function과 다를 수도 있다는 것을 염두에 둬주셨으면 좋겠습니다. 감사합니다. (2015.11.10)

 

디지털로 협업 하기

정보화 사회에서 일을 하는데 사용되는 핵심 도구는 컴퓨터입니다. 그리고 인터넷으로 대표되는 네트워크 기술도 빼놓을 수 없겠죠. 말이 나온김에 우리가 디지털 도구를 활용해서 일하는 방식을 한 번 살펴보도록 하겠습니다. 

아침에 출근하면 개인용 컴퓨터를 키고 보통 한 30분간 인터넷 뉴스를 보면서 슬슬 시동을 겁니다. 그 다음 MS 오피스나 아래아 한글 같은 워드프로세서 프로그램을 이용해 업무를 시작합니다. 다른 사람에게 내용을 공유하기 위해서는 프린터로 문서를 인쇄하거나, 메신저, 이메일, 웹하드를 통해 파일전송, 혹은 USB와 같은 저장 매체를 사용해서 건네줍니다.

내용을 수정해야 할 때는 다시 내 자리에 돌아와 문서를 수정하고 끝날 때까지 위 과정을 반복합니다. 이것을 조직 전체로 확대해볼까요? 각각의 부서는 프로젝트에 필요한 자료를 조사하고 그 내용을 바탕으로 ‘회의’를 해서 다음 방향을 결정합니다. 계속해서 각 부서는 자료 조사와 정리를 하고 ‘합의’와 ‘취합’ 그리고 ‘수정’이라는 과정이 반복되며 마침내 하나의 결과물을 만들어냅니다. 아주 간단하게 설명했지만 오늘날 지식근로자가 일하는 방식은 이 범주를 크게 벗어나지 않습니다.

하지만 속도, 협업, 집단 지성이 그 어느 때보다도 강조되는 아이디어 경제의 시대에서 기존의 업무 프로세스는 제대로 된 기능을 발휘하기 어렵습니다. 그에 따라 나타나는 현상이 계속되는 초과 근무, 업무 과다, 느린 의사 결정, 커뮤니케이션 오류와 같은 것들입니다.

Work-life-balance

실제로 이러한 현상은 우리 주변에서 쉽게 찾아볼 수 있습니다. 너무 일상화 된 나머지 과로에 시달리면서도 당연하고 어쩔 수 없는 것처럼 느껴지기도 합니다. 이 축소판은 대학교에서 찾아 볼 수 있는데 바로 조별과제입니다. 대학교 조별과제에서 기존 업무 환경에서 볼 수 있는 모든 비효율을 발견할 수 있습니다.

 

조별과제 잔혹사

한 때 대학교 조별과제가 국민 개그 소재로 떠오른 적이 있습니다. SNL코리아의 ‘조별과제 잔혹사’ 는 300만 대학생의 격한 공감을 얻으며 후속편까지 나왔고, 조별과제 폐해를 담은 웹툰은 성지가 되어 대학생들이 조별과제에서 느꼈던 소위 ‘빡친 경험’을 공유하고 있습니다. 물론 대학교 진학률이 높아져서 학생 수가 많아진 이유도 있겠지만, 그 유형들을 살펴보면 단순 수가 많아진 것만으로는 해석할 수 없을 정도로 다채롭습니다.

남들 고생할 때 가만히 있다가 마지막에 이름만 올리는 밥 숟가락형, 꼭 회의 날만 되면 무슨 일이 생겼다고 연락받지 않는 잠수형, 평소에는 엄청 수다쟁이가 회의 때만 되면 조용해지는 꿀먹은 벙어리형, 남의 생각은 듣지 않고 자기주장만 내세우는 독재자형, 지각왕, 떠넘기기, 진상, 삼천포 등등 그야말로 가관입니다. 그래서 한 학기가 끝날 때마다 친구를 한 명씩 잃었다는 웃지 못할 이야기가 나오기도 합니다. 그런데 이 정도로 많은 이들이 조별과제를 비판하는 상황이라면 적어도 대학생 네 명이 모였을 때 1~2명은 인격적으로 문제가 있어야 합니다.

하지만 주위를 둘러보면 이렇게 노골적으로 문제를 들어내는 사람은 찾아보기 힘듭니다. 대부분의 학생들은 주어진 과제를 함께 해결해서 값진 결과를 나누고 싶어하죠. 멀쩡한 사람이 조별과제 할 때마다 돌변할 리도 없고 왜 유독 조별 과제에서는 얌체족이 기승을 부리는 것일까요?

 

컴퓨터가 만든 캠퍼스 문화

컴퓨터 그것도 노트북은 대학생활에서 중요한 역할을 담당하고 있습니다. 이제 노트북이 없으면 리포트를 쓸 수도 없고 학업에 필요한 자료를 찾거나 기록하는데 제약을 받습니다. 간혹 책을 찾아봐야 할 경우도 있지만 대부분의 정보는 검색을 통해 얻습니다. 책에서 찾은 자료도 결국에는 컴퓨터에 입력해서 정리를 하게되니 아날로그와 디지털을 구분하는 이분법적인 생각도 무의미하다 볼 수 있습니다.

문제는 이 디지털 도구를 활용해서 협업할 때 발생합니다. 이 컴퓨터는 너무 개인화된 도구여서 다른 사람은 내가 무슨 일을 하고 있는지 전혀 알 방법이 없습니다. 물론 나도 다른 사람이 일하는 과정을 볼 수 없기는 마찬가지지죠. 파일 전송과 프린트 된 문서를 통해 자료를 볼수는 있지만 그것만으로 팀원이 이 자료를 준비하기 위해 얼마나 시간을 투자하고 어떤 노력을 기울였는지 과정을 전혀 알 수 있는 방법이 없습니다.

이렇게 서로가 과제를 진행하고 있는 상황을 공유하지 못하니 전체적인 흐름을 파악하기란 정말 어려운 일입니다. 그리고 이 흐름을 파악하지 못한 학생은 자신의 역할을 정확하게 알 수가 없어서 소극적인 자세로 변하게 됩니다. 당연히 회의는 산으로 가게 되고 의견을 취합하지 못해 많은 시간을 낭비하게 됩니다. 이러면 대부분 답답함을 느끼는 고학년 조장과 일부 학생이 과제의 전반적인 진행을 주도해서 대부분의 일을 떠맡고 나머지 학생들은 간단한 조사만 하는 형태로 변경됩니다. 조별과제 안에서도 *80:20의 법칙이 실현되는 것입니다.

* ‘전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상’

또 각자 조사한 자료를 모으기 위해서는 이메일과 메신저를 통해서 수많은 파일 교환을 해야 합니다. 최종적으로 한 사람이 취합을 해야 하는 데 대부분 취합하는 사람이 발표 자료까지 만들게되며 이른바 ‘독박’을 쓰게 됩니다. 하지만 취합 과정이나 발표자료 만드는 것을 여러 사람이 하게 되면 되려 방해가 될 수 있기 때문에 먼저 일을 끝낸 팀원도 지켜볼 수밖에 없습니다.

취합하는 사람으로서는 나는 열심히 일하고 있는데 다른 팀원은 놀고 있다고 생각에 괜히 감정이 상할 수 있습니다. 이렇게 가슴 속에 쌓인 앙금은 고생 끝에 과제를 해결해도 뿌듯함보다 점수를 얻기 위해 어쩔 수 없이 서로를 이용했을 뿐이라는 상처만 남기게 됩니다.

 

새로운 협업 방식

그렇다면 정보와 지식으로 새로운 가치를 창출해 내는 아이디어 경제시대에 어울리는 협업 방식은 어떤 것일까요? 사실 이 해답은 이미 우리 모두가 알고 있습니다. 심지어 그 느낌도 알고 있죠. 초등학교 때 학급신문 만들기를 해본 기억이 있을 겁니다. 거대한 종이 위에서 4~5명의 친구들이 모여 색종이, 사인펜, 크레파스 등 여러 도구를 사용해 하나의 거대한 신문이나 포스터 만들기를 했었죠.

글씨를 잘 쓰는 친구가 커다랗게 제목을 쓰고 동시에 그림을 잘 그리는 친구가 아래에 풀밭을 그립니다. 그 위에 가위질을 잘하는 친구가 색종이로 나무를 만들어 붙이고 종이접기 잘하는 친구는 곤충을 접어서 나무 위에 붙입니다. 바로 이 느낌이 진정한 협업입니다. 이 느낌과 현재 우리가 일하고 있는 사무자동화 시스템을 겹쳐놓고 비교해 본다면 기존의 업무 방식은 협업이 아니라 분업 형태와 유사하다는 것을 알 수 있습니다.

이제부터 구글 드라이브라는 클라우드 서비스를 통해 디지털 작업 환경에서 협업하는 방법에 대해 알아볼 것입니다. 이 단원이 끝나면 학급신문 만들기의 느낌을 컴퓨터에서 구현해낼 수 있을 겁니다.