공유 문서함 (최종수정: 2013.12.28)

폴더 자체를 공유해서 팀원이 함께 관리하는 공동 자료실을 만들고 데이타를 관리하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

 

공유 문서함

공동 작업을 하기 위해 매번 문서를 만들 때마다 사용자를 추가한다면 이것 역시 번거로운 작업이 될 것입니다. 이럴 경우 폴더 자체를 공유 하는 <공유 문서함>을 만들면 된다. 공유 문서함을 만들면 문서 뿐만 아니라 컴퓨터에서 올리는 파일도 자동으로 공유되기 때문에 공동 자료실로 활용이 가능합니다.

 

공유 문서함 만들기

공유 하고 싶은 폴더를 오른쪽 클릭하면 공유 메뉴가 나옵니다. 공유 방법은 문서도구에서 공유하던 방식과 동일합니다.

폴더 공유 600

 

문서도구와 마찬가지로 [초대할 사용자 항목]에 함께 작업할 팀원의 이메일 주소를 입력합니다.

폴더 공유_2

 

공유 문서함 들어가기

초대를 받은 사람이 [구글 드라이브 좌측 메뉴 > 공유 문서함]에 들어가면 공유 받은 폴더를 확인할 수 있습니다. 이곳은 공유 받은 사람만 표시되기 때문에 제일 처음 폴더를 공유한 사람은 보이지 않습니다. (폴더 외에 공유 받은 문서도 표시됩니다.)

공유 문서함2

 

파일 업로드

파일을 업로드 하면 다른 팀원들도 같은 파일을 볼 수 있습니다. 모두가 자료를 한곳에 모아 놓고 볼 수 있는 공동 자료실이 만들어지는 것입니다. 이 자료실을 이용하면 모두가 공동으로 파일을 관리하기 때문에 파일 전송할 상황이 급격하게 줄어듭니다.

 

문서 생성

문서를 생성하면 폴더 공유 설정에 맞게 자동으로 문서가 만들어지게 됩니다. 다른 폴더에 있다가 공유 문서함으로 이동한 파일도 똑같이 공유설정이 적용됩니다.

 

주의할 점

공유 문서함의 용량은 폴더를 공유한 쪽에 영향을 받습니다. 다수의 팀원이 무분별하게 자료를 올리다 보면 무료 용량 15기가가 순식간에 찰 수 있으므로 공유한 사람은 항상 용량 관리에 주의해야 합니다. 큰 프로젝트를 진행 중이라면 추가 용량을 구입해서 사용할 수 있습니다.