공유 설정 (최종수정: 2013.12.28)

내 컴퓨터와 다른 사람의 컴퓨터 두 화면을 동시에 보면서 구글 드라이브로 어떻게 협업할 수 있는지 알아보겠습니다.

 

공유 하기

내 드라이브에서 파일을 생성하면 기본적으로 비공개 상태로 만들어지기 때문에 작성자인 나만 볼 수 있습니다. 협업을 하기 위해서는 내 파일에 다른 사람이 접근할 수 있있도록 공유 설정을 해야 합니다. 상단에 파란색으로 된 공유 버튼을 클릭합니다. (공유설정은 모든 문서도구에 동일하게 적용 됩니다)

공유 버튼

 

공유 설정

공유 설정 창이 뜨면 해당 문서의 주소, 사용자 초대, 사용자 권한 설정, 공개/비공개 여부를 설정할 수 있습니다.

공유설정창 야옹이 430

 

링크 주소와 권한

공유 링크

상단에 공유 링크는 이 문서가 가진 고유 주소입니다. 이 주소만 복사해 주면 다른 사람이 이 문서로 들어와 내용을 보거나 수정할 수 있습니다. 그러나 사용 권한이 없는 사용자는 링크로 들어와도 내용을 볼 수 없습니다.

권한이 없습니다(500)
권한이 없는 사용자는 위와 같은 메세지가 뜨면서 문서의 내용을 볼 수 없습니다.

 

사용자 초대

문서를 볼 수 있는 권한을 주기 위해서 공유 설정 창 하단 [이름, 이메일 주소 또는 그룹을 입력합니다.] 부분을 클릭하고 권한을 줄 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.

초대할 사람 아이디 입력

 

구글 드라이브는 구글 계정을 만든 사람만 사용할 수 있습니다. G메일이 아닌 이메일 주소를 넣을 경우 해당 메일로 구글에 가입해서 서비스를 이용하라는 권유 메세지가 가게 됩니다.

사용자 추가(513)
새로운 사용자에게 정상적으로 권한이 부여되면 [엑세스 권한이 있는 사용자]가 늘어나게 됩니다.

 

사용자 입장
승인받은 상대가 접속하면 문서 상단에 접속한 사용자의 프로필 사진이 표시됩니다. 프로필 사진을 클릭하면 그 사용자가 작업하는 위치로 바로 이동합니다.

 

수정 가능/보기 가능/댓글 작성 가능

추가할 사용자 이메일을 넣고 오른쪽을 보면[수정 가능, 댓글 작성가능, 보기 가능] 메뉴 중 하나를 선택하고 초대하게 되어 있습니다. 각각의 항목이 모두 중요하므로하나씩 알아보도록 하겠습니다.

수정가능

 

보기 가능

[보기 가능]은 말 그대로 초대한 사용자에게 문서를 볼 수만 있는 권한만 준다는 것입니다. 주로 소유자가 고유의 편집/수정의 권한을 가지고 있거나 완벽하게 완료된 자료를 배포하는 용으로 사용합니다. 아래 링크를 눌러 보기 가능 문서의 특징을 직접 체험해보겠습니다.

보기 가능 예제 문서 링크

 

 

수정 가능

[수정 가능]은 문서를 볼 수도 있고 직접 수정할 수도 있습니다. 이 기능은 구글 드라이브 문서 도구가 가진 가장 큰 장점이라고 볼 수 있습니다. 이 수정 가능 기능으로 할 수 있는 대표적인 예는 다음과 같습니다.

– 동시 문서작성
파일 전송 작업 방식은 전송 과정에서 생기는 불필요한 낭비가 많고, 취합하는 한 사람이 늘 과한 업무를 떠맡게 됩니다. 자료조사와 정리는 다 같이 하지만 늘 한 사람이 발표자료를 만들게 되는 경우가 여기에 속합니다. 이럴 경우 문서도구-프리젠테이션에 몇 가지 틀만 지정해주고 수정할 수 있게 공유하면 한 파일에 다수 사용자가 들어와 동시에 발표자료를 만들 수 있습니다. 

– 의견 모으기
여러 사람의 생각을 모을 일이 있을 때 스프레드시트로 형식을 만들고 공유하면 편리하다. 예로 <추천 도서>라는 공개 스프레드시트를 만들어 보았다. 아래 링크로 들어가 추천하고 싶은 도서를 선정해 형식에 맞춰서 작성해보자.

추천 도서 작성 링크

 

댓글 작성 가능

문서를 다른 사람에게 공개해 피드백을 받고 싶을 때 유용하게 사용할 수 있습니다. [댓글 가능으로 설정]하면 문서를 볼 수만 있지만, 문서의 특정 부분(글, 이미지, 공란)을 선택해 이 부분을 어떻게 바꾸면 좋을지 의견을 댓글로 남길 수 있습니다.

댓글 메뉴(조정)

 

댓글을 달면 이메일로 댓글의 내용이 전달됩니다. 문서의 주인은 댓글에 또 댓글을 남겨 토론할 수도 있습니다. 결론에 도달하면 내용을 수정하고 댓글 완료를 눌러 토론을 종료시킵니다.

댓글
 


더 알아보기

특정 사용자만 보는 게 아니라 웹상에 완전히 공개할 수도 있습니다. [공유설정 > 비공개 오른쪽 > 변경]을 클릭하면 공개 옵션이 나옵니다.

비공개 오른쪽 변경

 

기본적으로 비공개로 설정된 문서를 [웹에 공개]로 설정하면 별도의 허락 없이 모든 사용자가 문서를 찾아볼 수 있습니다. 심지어 검색도 됩니다.

[링크 있는 모든 사용자에게 공개]로 하면 링크 주소를 알고 있는 사람만 볼 수 있습니다. 비공개 커뮤니티 활동을 하는 사람이라면 유용하게 쓰일 수 있습니다. (검색도 되지 않습니다.)

웹에공유